Introduction
Camions qui patientent trop longtemps, quais saturés à certains créneaux, équipes sous pression… La gestion des rendez-vous transporteurs est devenue un enjeu clé pour toutes les plateformes logistiques.
Pour y répondre, Infflux a introduit dans la version 7.67 de BEXT un planning de gestion des rendez-vous transporteurs. Un véritable module de gestion de la cour (Yard Management System – YMS), pensé pour :
- fluidifier les flux de quai,
- fiabiliser la planification,
- simplifier le quotidien des équipes.
Cet article s’appuie sur l’expertise d’Angela Guérin, Responsable Fonctionnel et Formation et de Sergio Ferreira, Ingénieur d’Affaires, ainsi que sur le témoignage d’Intex lors de notre webinaire « Transport et Traçabilité ».
Pourquoi la gestion des rendez-vous transporteurs est-elle devenue si stratégique ?
Pendant longtemps, la cour logistique a été le “parent pauvre” des projets digitaux. On pilotait le stock, la préparation, le transport… mais les arrivées et départs de camions restaient gérés de façon très artisanale : coups de téléphone, e-mails, fichiers Excel ou Google Sheets partagés.
Or, les enjeux sont désormais clés :
- Limiter les temps d’attente transporteurs, sources de coûts et de tensions opérationnelles.
- Lisser les pics au quai, difficiles à absorber pour les équipes et les matériels.
- Garantir la promesse client, en maîtrisant mieux les créneaux de chargement et de déchargement.
- Optimiser les ressources (personnel, chariots, quais, etc.) grâce à une vision consolidée des flux à venir.
«Comme le résume Sergio Ferreira : « La cour, c’est la première et la dernière image que vos partenaires transporteurs ont de votre organisation. Un planning de rendez-vous structuré, c’est déjà un premier niveau de service. »
Le spécifique : la souplesse au service de l’exigence
Le spécifique n’est pas systématiquement un mauvais choix. Pour certains projets, c’est même la seule voie possible pour répondre à un besoin particulièrement innovant ou à un process métier très spécifique, encore non couvert par le standard.
Dans ces cas, le spécifique devient une source d’enrichissement : lorsqu’il répond à un usage pertinent ou émergent, il peut être étudié par les équipes produit d’Infflux et intégré à la roadmap de BEXT afin d’en faire bénéficier l’ensemble des utilisateurs. C’est dans cette logique que nous menons avec plusieurs clients, des sessions de co-construction autour de sujets à fort potentiel (comme le Labour Management) pour identifier les évolutions susceptibles d’être portées par le standard.
« Chez Infflux, le spécifique n’est pas une faiblesse : c’est une force. Dès lors qu’il s’appuie sur le modèle de données standardisé de BEXT, il représente une formidable opportunité d’enrichir la couverture fonctionnelle du logiciel tout en préservant les montées de version. » Patrick Mercier.
La clé réside dans la maîtrise du développement et de son périmètre fonctionnel. Le rôle du chef de projet Infflux est alors essentiel : il guide le client pour évaluer l’impact d’un besoin, déterminer s’il relève d’une personnalisation légère (ajout d’un champ, d’un écran, d’une table) ou d’un développement spécifique plus structurant, afin de s’assurer que la solution reste parfaitement évolutive et cohérente avec le standard.
Les limites d’une planification sous Excel
Dans beaucoup d’entrepôts, la prise des rendez-vous repose encore sur un tableau Excel ou un outil bureautique “maison”. Une solution simple au départ, mais vite limitée dès que les volumes augmentent.
Les principales difficultés :
- Saisie manuelle répétitive : mise à jour de tableaux, envoi de nouvelles versions, contrôles multiples.
- Risque d’erreurs : doublons de créneaux, mauvais jour, mauvaise plaque, confusion entre chargement et déchargement.
- Pas de visibilité en temps réel : difficile de voir ce qui est confirmé, annulé, en attente.
- Zéro intégration avec le WMS ou le TMS : on ressaisit les informations, on multiplie les manipulations.
C’est ce qu’a connu INTEX avant de passer sur une solution intégrée : « Avant, on utilisait un outil merveilleux qui s’appelle Excel… et Google Docs. En haute saison, on avait quasiment une personne à temps plein rien que pour mettre à jour ces fichiers et ressaisir les informations dans le WMS », explique Audrey Bouquet, Responsable Transport chez INTEX.
L’Agenda BEXT : une vue planning au service des opérations
Au cœur du module se trouve la vue Agenda, une interface qui permet de visualiser et planifier les activités logistiques dans le temps. Angela Guérin la décrit comme : « une tour de contrôle opérationnelle, qui rassemble dans une seule vue les réceptions, préparations, expéditions, inventaires… et bien sûr les rendez-vous transporteurs. »
Concrètement, l’Agenda offre :
- des vues journalières, hebdomadaires ou mensuelles,
- une planification visuelle (glisser-déposer de tâches et de créneaux),
- une visualisation par type d’activité ou par zone logistique (réception, préparation, expédition, etc.),
- des alertes en cas de surcharge ou de conflit de planning.
L’idée n’est pas de rajouter un écran de plus, mais de donner aux équipes :
- une visibilité globale sur les opérations,
- une réduction des conflits de planning,
- une meilleure réactivité en cas d’imprévu,
- et une coordination renforcée entre équipes logistiques, transporteurs et partenaires.
La notion de “capacité” : planifier au plus près de la réalité
Pour rendre ce planning réellement opérationnel, BEXT s’appuie sur la notion de capacité. Dans le langage BEXT, une capacité est la représentation d’un poste logistique réel :
- un quai de réception ou d’expédition,
- une zone de contrôle qualité,
- une zone de stockage,
- une zone de préparation de commandes,
- ou encore un véhicule / tournée de transport.
Angela résume : « On ne planifie pas dans le vide. On planifie sur des capacités : des quais, des tournées, des zones. Cela permet d’aligner immédiatement le planning sur la réalité physique de l’entrepôt. »
Résultat :
- le nombre de rendez-vous par créneau est maîtrisé,
- les flux entrants (fournisseurs) et sortants (clients) sont répartis en fonction des capacités disponibles,
- et les équipes disposent d’une vision claire : qui fait quoi, où et quand.
Une vue consolidée des flux : réceptions, commandes, expéditions
Autre point clé : la consolidation.
La vue Agenda ne se limite pas à un seul type d’écran ; elle permet de regrouper dans une même vue des informations issues de plusieurs écrans BEXT (par exemple : avis de réceptions, réceptions, commandes, expéditions).
Concrètement, cela signifie qu’un responsable peut, dans un même planning :
- voir les réceptions fournisseurs prévues,
- visualiser les préparations de commandes,
- planifier les expéditions et chargements camions,
- tout en surveillant la charge par capacité (quais, zones, tournées…).
Cette consolidation évite de jongler entre plusieurs tableaux ou outils, et permet de prendre des décisions en ayant tous les flux sous les yeux.
Un portail web pour impliquer directement les transporteurs (et aussi les fournisseurs)
L’un des atouts majeurs du module est l’ouverture d’un accès web dédié aux transporteurs.
Les transporteurs – et, selon les organisations, certains fournisseurs – peuvent ainsi :
- Saisir leurs demandes de rendez-vous directement en ligne,
- Choisir parmi les créneaux disponibles, selon vos règles,
- Consulter leurs créneaux confirmés (date, heure, quai, type d’opération),
- Limiter les allers-retours téléphoniques et les échanges d’e-mails.
Pour le chargeur, cela se traduit par :
- une simplification du processus de prise de rendez-vous,
- une réduction des risques d’incompréhension (horaires, volumes, références),
- une professionnalisation de la relation avec les transporteurs, qui disposent d’un cadre clair.
Des bénéfices concrets pour vos équipes
En centralisant l’ensemble des rendez-vous dans un outil unique, le module de gestion de la cour BEXT apporte des gains immédiats :
- Fluidité des flux de quai : les arrivées et départs sont mieux étalés selon les capacités.
- Réduction des temps d’attente camion, grâce à une orchestration plus fine des créneaux.
- Optimisation des ressources humaines et matérielles, avec une vision consolidée de l’activité à venir.
- Plus de fiabilité : fin des fichiers Excel chronophages et sources d’erreurs.
- Meilleure traçabilité : historique des rendez-vous, analyse des retards, suivi des pics de saturation.
Lors de notre dernier webinaire, notre client Intex expliquait par exemple que le passage d’Excel à un planning intégré lui a permis de supprimer un poste quasi entièrement dédié à la ressaisie et à la coordination des rendez-vous en haute saison, et de redéployer ce temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le regard croisé de nos experts
Ce module de planning de rendez-vous est le fruit d’une co-construction entre :
- les équipes produit,
- les consultants fonctionnels,
- et les retours terrain de nos clients.
Sergio Ferreira résume l’ambition : « Nous avons conçu ce planning comme un vrai outil métier, pas comme une simple vue calendrier. L’objectif, c’est d’aider les exploitants à décider, pas juste à remplir des cases. »
Du côté de l’accompagnement, Angela Guérin insiste sur la dimension humaine : « Mettre en place un planning de rendez-vous, c’est faire évoluer les habitudes des équipes internes et des transporteurs. Notre rôle, c’est de sécuriser cette transition : cadrage du besoin, paramétrage, formation et bonnes pratiques. »
En résumé : pourquoi digitaliser la gestion de votre cour logistique ?
- Gagner en fiabilité : moins d’erreurs, moins de conflits de créneaux.
- Fluidifier les échanges avec les transporteurs via un portail web dédié.
- Améliorer la qualité de service en maîtrisant mieux les horaires de chargement / déchargement.
- Optimiser vos ressources humaines et matérielles en alignant les rendez-vous sur vos capacités réelles.
- Piloter la performance de votre cour grâce à des indicateurs (respect des créneaux, retards, saturation, etc.).
Pour aller plus loin
WEBINAIRE “Transport et Traçabilité” : découvrez concrètement comment le planning de rendez-vous et le TMS s’intègrent dans BEXT, et les bénéfices observés sur le terrain.
webinaire en vidéo
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